Robotic Process Automation
Robotic Process Automation
1. Die Bedeutung von RPA
RPA ist eine Technologie, die die menschliche Interaktion am Computer repliziert.
Mit anderen Worten: Mit einer besonderen Software werden alle Handlungsschritte eines Menschen an seinem PC nachgebildet, sodass diese anschließend voll automatisch und selbständig laufen können. Die Software, der sog. "Robot"
ist darüber hinaus in der Lage, etwaige Fehler zu erkennen und zu behandeln. Aufgaben, die sonst von Einzelpersonen im Unternehmen ausgeführt werden müssten, können somit von Software-Robotern erledigt werden.
Die RPA ist also ein Softwareprogramm, das auf dem PC, Laptop oder mobilen Gerät des Endbenutzers läuft und mit nahezu jeder internen Anwendung, Website, Benutzerportal usw. interagieren kann. Vollständig unabhängig von Schnittstellen.
Das Ziel
von RPA ist dabei nicht die vollständige Automatisierung eines Prozesses, sondern die Reduzierung
der sich wiederholenden manuellen Aufgaben auf ein Minimum.
Auf diese Weise werden die Mitarbeiter von zeitaufwendigen, routinemäßigen Arbeiten entlastet und das Unternehmen reduziert gleichzeitig seine Betriebskosten.
2. Entstehung der Robotic Process Automation
Im Grunde besteht die RPA aus einer
Reihe von Technologien, die unter einem gemeinsamen Toolkit zusammengefasst
sind und je nach Bedarf für verschiedene Automatisierungszwecke
eingesetzt werden können.
Einer der
ersten Schritte
in die Richtung, die schließlich zur Schaffung von RPA führen sollte, war das
maschinelle Lernen
("ML"). Es wird allgemein anerkannt, dass der Name 1959 von Arthur Samuel, einem Pionier auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz, der damals für die Computerfirma IBM arbeitete, geprägt wurde. Das maschinelle Lernen begann damals als ein wissenschaftliches Unterfangen, das auf die Schaffung künstlicher Intelligenz abzielte.
Hauptsächlich gab es 3 Vorreiter, welche zur heutigen Entwicklung beitrugen:
1. Screen-scraping technology2. Automation and Management Tools3. Künstliche Intelligenz (KI)
3. Screen-Scraping Technology
Die sog. Screen-Scraping Technology ("Erfassen des Bildschirms") war der
Beginn der Automatisierung. Diese Technologie entstand in den
Anfängen des Internetsund half, die
Daten aus dem Web zu extrahieren. Es gab zwar deutliche Vorteile des Screen Scraping, aber es am Ende hing alles völlig von der Kompatibilität der Software mit den Systemen dieser Generation ab. Diese Einschränkung führte zu
Geschäftsverlusten, da es für einen durchschnittlichen Anwender ziemlich schwierig war, die Software-Abhängigkeiten zu verstehen.
4. Automation & Management - Tools
Diese Technologie entstand in den frühen 1920er Jahren, erlangte aber erst in den 1990er Jahren mit dem Aufkommen des verarbeitenden Gewerbes an Popularität. Diese Software bot Unterstützung bei der Erfassung von Kundeninformationen, der Verarbeitung von Rechnungen, der Erstellung von Bestelllisten
usw. Mit den Tools zur Automatisierung und Verwaltung von Arbeitsabläufen wurde der manuelle Personalbestand reduziert und schließlich nur noch die Dateneingabe durchgeführt.
Diese Technologie erhöhte
zwangsläufig die Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit, aber sie konnte noch immer nicht in
allen Arten von Software-Umgebungen und Systemen
für die sog. "groß angelegte Automatisierung" eingesetzt werden.
Dann kam die künstliche Intelligenz ins Spiel. Obwohl sie bereits in den 1950er Jahren am Dartmouth College geprägt wurde, wurden die wirklichen Fortschritte erst in den 1990er Jahren erzielt.
5. Künstliche Intelligenz
In der Informatik ist die künstliche Intelligenz (KI), auch Maschinenintelligenz genannt, eine Intelligenz, die durch Maschinen demonstriert wird. Im Gegensatz zur natürlichen Intelligenz, die von Menschen und Tieren dargestellt wird.
Führende KI-Lehrbücher definieren das Gebiet als das Studium "intelligenter Agenten": Jedes Gerät, das seine Umgebung wahrnimmt und Handlungen ausführt, die seine Chancen auf eine erfolgreiche Erreichung seiner Ziele maximieren.
Der Begriff "künstliche Intelligenz" wird umgangssprachlich oft zur Beschreibung von Maschinen (oder Computern) verwendet, die "kognitive" Funktionen nachahmen, die Menschen mit dem menschlichen Verstand verbinden, wie z.B. "Lernen" und "Problemlösung".
Die kognitive RPA
ermöglicht eine bessere optische Zeichenerkennung
("OCR"), die Verarbeitung natürlicher Sprache
("NLP") und maschinelles Lernen, um halbstrukturierte und unstrukturierte Daten zu verarbeiten, wodurch die Effizienz der RPA auf ein wesentlich breiteres Spektrum von Unternehmensaktivitäten ausgeweitet wird.
Dies ist die RPA, die wir heute kennen.
6. Unterschiede zur traditionellen Prozessautomatisierung
Die traditionelle Automatisierung basiert in erster Linie auf der Programmierung und stützt sich dabei auf APIs und andere Integrationsmethoden, um verschiedene Systeme miteinander zu verbinden.
RPA hingegen wird aus technischer Sicht in bestehende Systemlandschaften integriert, ohne diese anpassen oder ändern zu müssen. Da der Prozess-Roboter die menschliche Handhabung auf der Ebene der Benutzerschnittstelle imitiert, ist er in der Lage verschiedene Anwendungen auf gleiche Weise zu bedienen, sodass auf eine API o.ä. nicht zurückgegriffen werden muss. Bei der Prozessautomatisierung via RPA entfällt also die eigentlich typische Entwicklung oder Anpassung von Anwendungen.
7. Welche Prozesse sind für die Robotic Process Automation geeignet?
RPA eignet sich am besten für sehr manuelle und sich wiederholende ("repetitive") Tätigkeiten.
Typische Aufgabenfelder, die häufig sowohl arbeits- als auch zeitintensiv sind, lauten:
- Dateneingabe,
- Abgleich,
- Datentransfers,
- Berichterstellung,
- Datenverarbeitung,
- Archivierung und Daten-Mapping
Ein geeigneter Prozess in einem dieser Aufgabenfelder befolgt mindestens drei der folgenden Regeln:
- Regelbasiert: Der Prozess folgt immer einem "Schema-F"
- Wiederkehrend: Der Prozess wird regelmäßig durchlaufen bzw. findet in hohem Volumen statt
- Standardisiert: Die im Prozess behandelten Elemente, z.B. Dokumente & Tabellen, sind immer gleich aufgebaut
- Digitalisiert: Alle für den Prozess notwendigen Daten liegen in digitaler Form vor
Mit anderen Worten:
Wenn ein Geschäftsprozess ein hohes Maß an menschlicher Intervention erfordert, mit nicht-elektronischen Datenquellen zu tun hat, neu oder nur selten durchgeführt wird oder je nach spezifischen Umständen unterschiedliche Ergebnisse erzielen muss, ist er kein guter Kandidat für die Prozessautomatisierung. Bei zeitaufwendigen und sich wiederholenden Geschäftsprozessen, insbesondere bei solchen, die von menschlichen Arbeitskräften als schwierig oder lästig empfunden werden, kann die robotergestützte Prozessautomatisierung erhebliche Kosteneinsparungen und eine Reihe anderer Vorteile bieten. Eine Möglichkeit, das Scheitern von RPAs zu vermeiden, beginnt mit der Identifizierung, Optimierung und Priorisierung von Prozessen. Geschäftsprozeßexperten spielen eine wichtige Rolle bei der Unterstützung von Funktionen und Geschäftsbereichen bei der Identifizierung, Analyse und Priorisierung der zu automatisierenden Aufgaben und Prozesse.
9. Funktionale Anwendungsgebiete der RPA
Wie wir bereits gesehen haben, kann die RPA in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, in denen sich wiederholende, fest vorgeschriebene Abläufe zwischen verschiedenen IT-Anwendungen stattfinden.
Dabei sind die konkreten Aufgaben, die wir mit Robotern durchführen können:
- das Öffnen von E-Mails und die Verarbeiten von Anhängen;
- das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten;
- das Erreichen verschiedener Websites und das Extrahieren der Daten;
- die Arbeit in Microsoft-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint etc.);
- verschiedene Berechnungen durchführen;
- Datenmigration (ermöglicht eine automatisierte Datenmigration durch Systeme, die mit herkömmlichen Medien wie Dokumenten, Spreadsheets) nicht möglich ist;
- "Virtuelle" Systemintegration, dieses Automatisierungssystem kann Daten zwischen neuen und alten Systemen übertragen, indem es diese auf der Ebene der Benutzerschnittstelle (API) verbindet, anstatt eine neue Dateninfrastruktur zu entwickeln;
- das Lesen und Verarbeiten von Informationen aus mehreren Systemen und strukturierten Dokumenten;
- das Lesen und Verarbeiten von Datenbanken;
- verschiedenste Formulare ausfüllen
und vieles mehr...
10. Vorteile der Robotic Process Automation - Allgemein
1. Kosteneinsparungen:
- Reduzieren Sie Betriebskosten und erhöhen den Output- Keine Entwicklungskosten für den Umbau der bestehenden Systeme- Keine Anpassung der Systemlandschaft notwendig
2. Signifikante Prozessverbesserungen:
- Mehr Aufgaben erledigen in weniger Zeit- Einfaches Hinzufügen/Ändern von Prozessen nach Bedarf
3. Umverteilung von Ressourcen auf höherwertige Funktionen:
- Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern lästige Aufgaben an Roboter abzugeben, damit sie sich auf den Kunden und ihre jeweilige Kernaufgabe konzentrieren können
4. Verbesserte Produktivität:
- Minimierung manueller, fehleranfälliger Prozesse- Schnell, einfach und preiswert die virtuelle Belegschaft erweitern
5. Verbesserte Qualität:
- Erhöhen Sie die Konformität und Revisionssicherheit- Erhöhen Sie die Konsistenz mit standardisierten Prozessen
6. Verbesserter Kundenservice:
- Eliminierung menschlicher Fehler zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und der Qualität
7. Verbesserte Compliance:
- Alle RPA-Schritte werden für eine vollständige Nachvollziehbarkeit aufgezeichnet (Log file)
11. Für welche Branchen macht der Einsatz von RPA besonders Sinn?
Die Robotic Process Automation kann in praktisch jeder Branche und Unternehmensgröße eingesetzt werden.
Aktuell findet die Technologie breite Verwendung in:
- Business Process Outsourcing (BPO) ist die Auslagerung von nicht primären Geschäftsaktivitäten und Funktionen an einen Drittanbieter;
- Finanzen und Bankwesen;
- Versicherung (Schadensverwaltung);
- Gesundheitswesen (Online-Planung von Patienten-Termine im Gesundheitswesen, Beschwerdemanagement);
- Industrie (Fertigung);
- Öffentlicher Dienst (Verwaltung);
- Telekommunikation;
- Einzelhandel;
- Call-Center;
und viele mehr...
12. Ist RPA bereits eine Enterprise-Grade-Software?
RPA ist codefrei und kann mit den meisten bestehenden Softwarelösungen und Anwendungen und/oder der IT-Architekturen verbunden werden - ohne diese zu beeinflussen. Die Robotic Process Automation erfüllt somit die höchsten Anforderungen an Sicherheit, Compliance, Skalierung und Zuverlässigkeit im Bereich der Unternehmenssoftware.
1. Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Die rollenbasierte Zugriffskontrolle ist ein eingebautes Authentifizierungssystem, das es Unternehmen ermöglicht, den Zugriff auf das RPA-System auf autorisierte Benutzer zu beschränken und automatisierungsbezogene Aufgaben zwischen den Mitarbeitern zu trennen.
2. Steuerung der Benutzerverwaltung
Innerhalb des Unternehmens und der Abteilungen können verschiedene Autoritätsebenen und Rollen definiert werden.
3. Intelligente Zeitplanung
Die Ausführung der verschiedenen Aktivitäten und Aufgaben kann auf der Grundlage von Prioritätsprinzipien geplant werden.
4. Revisionssicherheit als zentrale Funktion der unternehmerischen RPA-Technologie
Revisionssicherheit ist ein wichtiger Faktor für jedes Unternehmen. RPA-Software verfolgt und protokolliert alle Schritte im Änderungsmanagement, in der Ausführungsphase und beim Benutzerzugriff. Damit entspricht sie den Grundsätzen der Auditierbarkeit.
5. Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebung für die Validierung von RPA-Lösungen
Eine Umgebung ist eine Gruppierung von Robotern, die zur Bereitstellung von Prozessen verwendet wird.
In UiPath stehen mehrere Arten von Umgebungen zur Verfügung.
1. Dev - für Entwicklungszwecke;
2. Test - zum Testen dessen, was das Entwicklungsteam erstellt hat;
3. Prod - in der Produktion, nachdem ein Automatisierungsprojekt alle erforderlichen Tests bestanden hat.
13. Kritik an RPA
1.
Die RPA-Lösungen sind nur für einfache, intuitive, sich wiederholende Aufgaben gedacht;
2. RPA-Lösungen sind in einer stabilen IT-Architektur sehr erfolgreich (wenn sich etwas an der Schnittstelle, den Daten oder einem anderen Aspekt der Legacy-Anwendung ändert, dann bricht die RPA;)
3. Zu automatisierende Prozesse müssen präzise erfasst und ausführlich getestet werden. Je akribischer eine Prozessdokumentation, desto zuverlässiger ist die RPA-Lösung.
4. Wird nicht genau festgelegt, was mit der Implementierung von RPA bezweckt werden soll laufen Unternehmen Gefahr, eventuell bereits veraltete Systeme im Unternehmen unnötig am Leben zu halten, indem immer mehr Roboter zu dessen Bedienung entwickelt und eingesetzt werden. Ein ähnliches Problem ergibt sich heute bereits durch die selbständige Entwicklung von Excel Makros in den Abteilungen.
15. Zukunftsaussichten der Robotic Process Automation
RPA ist ein großer und wachsender Teil des modernen Geschäftslebens, der Unternehmen weltweit erhebliche Vorteile bietet. Da sich die Technologie weiterentwickelt und ihre Vorteile immer deutlicher werden, kommen RPA-Lösungen in den Mainstream. Die Lösungen werden nur dann immer leistungsfähiger und werthaltiger, wenn sich die Technologie verbessert und die Arbeitskraft teurer wird. Die Gegenwart und Zukunft von RPA ist vielversprechend, und Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, sollten weiterhin neue Lösungen einführen und deren Umsetzung ausreifen.
16. RPA-Software Anbieter
